Transmission électronique des décomptes annuels

Ce type de transmission permet d’envoyer les décomptes salariaux annuels aux caisses sociales et aux autorités fiscales, via la norme Swissdec. Les documents suivants sont concernés:

1. Décomptes annuels aux caisses: AVS, CAF, IJM, LAA, LAAC, LPP.
2. Certificats de salaires aux autorités fiscales cantonales.
   

Étape 1 – Vérifier la configuration et effectuer un test de communication.

Pour cette étape, référez-vous à l'article Test de la configuration Swissdec avant transmission.

Étape 2 – Transmettre les décomptes salariaux aux caisses sociales

1. Affichez la page des déclarations électroniques annuelles: menu Salaires, Transmission électronique des décomptes, Déclarations électroniques annuelles.
   
2. Ajoutez une déclaration avec le bouton Nouveau , puis complétez les informations suivantes:
   
   
   
   
1. Configuration swissdec: Sélectionnez la version en vigueur (ex.: Swissdec 5.0).
2. Année du décompte: Sélectionnez l’année concernée (ex.: 2025).
   
   Si nécessaire, activez les options suivantes:
3. Substitution: Cochez si vous remplacez un décompte déjà transmis.
4. Décompte annuel à substituer: Sélectionnez le décompte à remplacer (champ activé uniquement si Substitution est cochée).
5. Décompte de test: Cochez uniquement pour un envoi test sans valeur légale.
   
   
3. Dans la liste des destinataires, cochez les caisses à qui transmettre les données.
4. Cliquez sur le bouton Transmettre la déclaration.
   
5. Une fois le décompte transmis, l’onglet Résultats s’affiche automatiquement et indique le statut de chaque décompte:
   
   
   
   Les statuts peuvent être les suivants:
1. Succès: Validé avec succès. Aucune action supplémentaire n'est requise.
2. En attente de libération des données: Libération nécessaire sur le site de la caisse.
   
3. En traitement: En cours de traitement. Cliquez sur le bouton Récupérer le statut pour actualiser les informations.
4. Erreur de traitement swissdec: Décompte erroné.
   
5. En attente: Validation reportée.
   
6. Ignoré: Le décompte doit être transmis manuellement.
   
   

Étape 3 – Libérer les données

Pour certains décomptes (AVS, CAF, IJM, LAA, LAAC, LPP), une libération des données est requise. Dans ce cas, le message En attente de libération des données s’affiche dans la colonne Statut de l’onglet Résultats:

Pour libérer les données d'un décompte:

1. Double-cliquez sur la ligne du décompte concerné.
2. Dans la page Résultat de la déclaration électronique annuelle, cliquez sur le bouton Libérer les données, en bas à gauche :
   
   
   
   
3. Le navigateur ouvre la page de connexion de la caisse. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont déjà renseignés. Cliquez sur Connexion.
4. Un résumé des données transmises s’affiche. Vérifiez les informations, complétez-les si nécessaire. La présentation et les étapes peuvent varier selon les caisses. Cliquez ensuite sur le bouton de libération des données.
5. Une quittance de validation au format PDF est téléchargeable une fois les données libérées.

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