Qu'est-ce qu'une organisation ?
Une Organisation représente une base de données. Une organisation peut contenir une Société ou, parfois, plusieurs Sociétés. Ces sociétés sont juridiquement indépendantes, mais liées entre elles. Chaque société au sein du groupe peut avoir des activités différentes ou se spécialiser dans un domaine particulier (production, distribution, services, etc.), mais elles partagent des données communes.
Il est nécessaire de créer une organisation avant de pouvoir y ajouter une (ou plusieurs sociétés). Pour chaque organisation, vous pouvez définir:
- Le compte Cheel dans lequel l'organisation est créée.
- Les langues utilisées par les sociétés de l'organisation.
- L'emplacement de la base de données, qui peut être hébergée sur Cheel Cloud ou stockée sur votre propre infrastructure.
Fonctionnalités et avantages des organisations
Les organisations offrent les possibilités suivantes:
- Cloisonnement et séparation des données: Chaque organisation est totalement indépendante des autres organisations.
- Accès par les utilisateurs: Vous pouvez accorder aux utilisateurs des autorisations d'accéder à une ou plusieurs sociétés de l'organisation.
- Migration des données: Si vous déplacez vos données vers un autre serveur, vous pouvez migrer toutes les sociétés de l'organisation en une opération.
- Sauvegarde manuelle: Vous pouvez sauvegarder indépendamment les données de chaque organisation. Pour plus d'informations sur la sauvegarde et la restauration manuelle de données, cliquez ici.
- Partage de données: Vous pouvez créer plusieurs sociétés dans la même organisation lorsque certaines données doivent être partagées telles que :
- le plan comptable,
- le carnet d'adresses,
- certains articles ou
- des comptes consolidés.
Gestion des organisations si vous êtes une fiduciaire
Si vous êtes une fiduciaire, il est recommandé de créer une organisation distincte pour chacun de vos clients
. Cette pratique vous permettra de bénéficier des avantages suivants:
- Isolation des données de vos clients: Séparez clairement les données comptables et commerciales de chaque client.
- Gestion des sauvegardes par client: Gérer les sauvegardes de manière individuelle pour chaque client.
- Transfert ou migration des données: Transférer ou migrer les données de manière indépendante pour chaque client.
- Partage de données: Partager des données entre différentes sociétés d'un client, telles que le plan comptable, le carnet d'adresses et certains articles.
- Consolidation des sociétés: Consolider les différentes sociétés de vos clients, au sein de son organisation.
Pour créer une nouvelle organisation, vous pouvez consulter les articles suivantes:
Créer une organisation en récupérant les paramètres d'une organisation existante: cet article explique comment, lors de la création d'une nouvelle société, vous pouvez rapidement créer une organisation en reprenant les paramètres d'une organisation existante."